Новые технологии

Людмила Левова,
Сергей Ефремов, Ирина Кузина

Школа «МАРК»

Практикум для начинающих пользователей АИБС «МАРК-SQL – версия для школьных библиотек»*

АРМ «Абонемент»

АРМ «Абонемент» предназначен для автоматизации технологических операций, выполняемых библиотекарями в процессе обслуживания читателей. С помощью этого АРМа осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется выдача и возврат литературы, определяются должники и задолженности по литературе.

Последовательность работы с основными режимами АРМа «Абонемент»:

· Запуск АИБС «МАРК-SQL»;

· Вход в АРМ «Абонемент»;

· Ввод данных нового читателя;

· Изменение информации о читателе;

· Настройка полей для занесения информации о читателе;

· Доступ к базе читателей из разных баз данных;

· Автоматизированная книговыдача;

· Отчеты.

Запуск АРМ «Абонемент»

Для запуска АРМа «Абонемент», необходимо нажать сначала на кнопку меню АРМы, затем – на Абонемент или щелкнуть кнопку на панели инструментов.

Создание списка читателей

Для того, чтобы создать или продолжить ведение списка читателей, необходимо сначала нажать на кнопку меню Читатель, затем – на Список читателей, или щелкнуть кнопку   на панели инструментов. Данные о читателях располагаются в таблице с колонками «Имя читателя», «Категория», «Класс», «Параллель». Сведения о читателях выдаются в отсортированном виде. Сортировка происходит по колонке, в названии которой стоит знак . Если острие этого знака направлено вверх, сортировка производится по возрастанию, если – вниз, то – по убыванию.

Строка, находящаяся под таблицей, называется Строкой поиска. В эту строку можно вводить информацию для быстрого поиска данных о читателях. Поиск происходит по той колонке, по которой произведена сортировка.

Рис. Список читателей

Создание учетной записи читателя

1. Для внесения сведений о новом читателе необходимо нажать сначала на кнопку меню Читатель, затем – на Список читателей или щелкнуть кнопку на панели инструментов. На экране появиться список читателей. Для введения новой учетной информации о читателе необходимо щелкнуть кнопку Создать... и заполнить выведенную регистрационную форму Сведения о читателе, внеся туда данные о конкретном читателе.

2. Обязательным для заполнения являются поля «Билет №», «ФИО». Если в школах не заводят читательских билетов, то в этом случае стоит нумеровать читательские формуляры. Нажав кнопку в строке «Билет №», можно получить следующий номер читательского билета.

3. Рекомендуется заполнять графы «Класс», «Параллель», «Телефон».

4. При наличии фотографии читателя в виде файла *.jpg, *.gif и т.д., объем которых не превышает 512 кбайт, можно добавить ее в регистрационную форму «Сведения о читателе». В дальнейшем наличие этого файла не требуется, т.к. изображение помещается в базу данных. После ввода сведений о читателе необходимо щелкнуть кнопку Создать.

Рис. Заполнение сведений о читателе

Примечание: Номер читательского билета является уникальным номером идентификации читателя. Нельзя создать читательские билеты с одинаковыми номерами.

Внесение изменений в сведения о читателе

Для внесения изменений сведений о читателях (редактирования) необходимо:

1. Поэтапно выполнить команды Читатель/Список читателей или щелкнуть кнопку на панели инструментов. На экране появится список читателей.

Рис. Данные о читателе

2. Щелкая левой кнопкой мыши, выделить строку с данными о читателе.

3. Далее щелкнуть кнопку Свойства, появится диалоговое окно с информацией. Внесите необходимые изменения.

4. Для удаления ранее введенного значения следует левой клавишей мыши выделить необходимую строку и нажать на клавиатуре клавишу Del.

5. После внесения всех изменений щелкнуть кнопку Заменить.

Удаление учетной записи читателя

Для работы со списком читателей последовательно выполнить команды Читатель/Список читателей или щелкнуть кнопку на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно, содержащее список читателей. Для удаления учетной записи о каком-либо читателе нужно левой клавишей мыши выделить строку с данными читателя и щелкнуть кнопку Удалить. В открывшемся диалоговом окне подтвердить операцию удаления. Обновленная информация о читателе перезапишется в Журнал бывших читателей библиотеки.

Регистрация читателей

Читателя можно зарегистрировать по фамилии. Для этого последовательно выполните команды Читатель/Список читателей, далее необходимо выбрать строку требуемого читателя и щелкнуть кнопку Регистрация, или кнопку на панели инструментов.

Можно зарегистрировать читателя по номеру его читательского билета. Для этого последовательно выполняем команды Читатель/Регистрация, затем вводим номер читательского билета.

При регистрации читателя на экран выводится информация о читателе, списки заказанной читателем литературы (справа вверху), список выданной читателю литературы (справа внизу).

Рис. Информация о читателе

Порядок выдачи литературы

В школе осуществляется выдача изданий, поставленных на инвентарный и безынвентарный учет. Для организаций, работающих со штрихкодовой технологией, регистрация читателей, выдача и возврат ими литературы может осуществляться с помощью штрихкодов.

Для выдачи книг требуется:

1. Зарегистрировать читателя (см. режим Регистрация читателя). На экран выводится информация о читателе.

Рис. Выдача документа

2. Далее необходимо найти и выделить левой клавишей мыши строку с заказанной книгой (на экране справа вверху).

3. Щелкнуть кнопку или выполнить команду Книги/Выдать книгу.

4. Затем ввести инвентарный номер книги (или считать штрихкод с книги, если технология штрихкодов внедрена в библиотеке).

Примечание. Для выдачи книг или учебников, находящихся на безынвентарном учете выполнить все действия, которые описаны вверху, с той лишь разницей, что указывается параметр Вид учета – безынвентарный. Количество книг по умолчанию (без внесения вами количества экземпляров) равно 1. Если требуется взять учебники на класс (групповая выдача), указывается необходимое количество книг в окне «Количество экземпляров». Срок выдачи по умолчанию равен 20 дням. Если ваши сроки выдачи литературы другие, внесите нужную цифру в окно «Срок выдачи в днях». Цифру можно менять при выдаче каждой конкретной книги.

Возврат литературы

Возврат книг можно осуществить разными способами.

1 способ. Книги, находящиеся на инвентарном учете, возвращаются с помощью последовательного выполнения команд Книги/Вернуть книгу.

Вводится инвентарный номер возвращаемой книги (или штрихкод), и книга списывается с читателя.

2 способ. Выполняем команды Читатель/Регистрация. В правом нижнем углу выводится список книг, которые находятся «на руках» у читателя. Необходимо выделить возвращаемую книгу левой клавишей мыши, нажать кнопку Del на клавиатуре или выполнить команду Книги/Вернуть книгу.

Когда возвращаются издания, находящиеся на безынвентарном учете (учебники), сначала регистрируем читателя, затем выделяем книгу, которую хотят сдать, нажимаем Del, указываем количество возвращаемых книг и щелкаем кнопку ОК.

Рис. Возврат документов

Появление среди списка выданных книг «красной книги», говорит о том, что эта книга не возвращена вовремя.

Составление отчетов

Рис. Список отчетов в АРМе Абонемент

В АРМе Абонемент реализована возможность создания списков (отчетов) с информацией о количестве читателей, о выданных и возвращенных за определенный период книгах, о списке должников, о выдаче и возврате учебников партиями.

Для формирования отчетов необходимо:

1. Нажать кнопку меню Отчеты или щелкнуть кнопку . На экране появится список отчетов.

2. Выбрать требуемый вид отчета. На экране появляется его подробное описание.

3. Ввести в отчет необходимые параметры и щелкнуть кнопку ОК.

4. Отчет сформирован. Созданные отчеты выдаются на экран для просмотра и печати. При необходимости отчеты можно загрузить в редактор Word для дальнейшего редактирования, выполнив команду Файл/Вызов редактора/Word.

· Общее количество читателей – отчет, в котором выдается информация о читателях и подсчитывается общее количество читателей в библиотеке.

· Переход в следующую параллель – отчет, с помощью которого изменяется информация об учениках, перешедших в следующий класс. Изменение производится в учетной записи читателя: номер класса и параллель.

· Возврат в предыдущую параллель – отчет используется для восстановления предыдущего состояния базы данных читателей до выполнения отчета «Переход в следующую параллель». Читатели, которые до выполнения отчета «Перевод в следующую параллель» были в 11-м классе, восстановлению не подлежат.

· Список класса – формирует список указанного класса. Через запятую можно указывать несколько классов.

· Экземпляры книг (учебников), возвращенные за период – отчет выдает информацию о книгах (учебниках), возвращенных читателями за указанный период времени.

· Экземпляры книг (учебников), выданные за период – отчет выдает информацию о книгах (учебниках), выданных читателям за указанный период времени.

· Список должников – отчет формирует список читателей, у которых на руках книги (учебники) с датой возврата раньше, чем текущая.

· Информация о заказанной книге (учебнике) – выдает подробную информацию о книге (учебнике), выделенной в списке заказанной литературы.

· Информация о выданной книге (учебнике) – выдает подробную информацию о книге (учебнике), выделенной в списке выданной литературы.

· Журнал бывших читателей библиотеки – данный отчет формируется на основе записей в системном журнале. Имена читателей приведены в алфавитном порядке.

* Продолжение. Предыдущая публикация в № 06–2005, № 8-2005, 10-2005