Раиса Антипова, Ольга Булычёва, Павел Гудков, Владимир Смородин, Татьяна Хожаева

Цикл занятий

ЗАНЯТИЕ ТРЕТЬЕ

Продолжение. Начало читайте, пожалуйста, в № 2, 8–2009.

 

Загрузка библиографических описаний в каталог

Каталогизация изданий – один из самых важных и наиболее трудоёмких рабочих процессов библиотеки. В ходе обработки литературы (каталогизации) создаётся основной информационно-справочный ресурс библиотеки – её каталог. Традиционные каталожные карточки, доступные для просмотра читателем библиотеки, содержат библиографическое описание документа (книги, журнала, сериального издания), полочный индекс (расстановочный шифр), наименования предметных рубрик и индексы систематических рубрик.

При формировании электронного каталога библиотеки чрезвычайно важны тщательность и подробность проработки документа. Чем основательнее составляется библиографическая запись на этапе ввода информации в электронный каталог, тем успешнее реализуется главная функция каталогов – информационно-поисковая – и тем проще читателю найти необходимое издание.

Справочник «Каталог изданий» и его элементы

Для формирования электронного каталога в системе «1С:Школьная библиотека» предназначен справочник «Каталог изданий» (рис. 1). Это – один из главных справочников системы, в нём содержатся сведения обо всех изданиях, которыми располагает или располагал фонд библиотеки. Многоуровневая структура справочника позволяет создавать папки, где издания могут быть отражены в соответствии с принятой в библиотеке систематизацией фонда, например: фонд учебной литературы, фонд художественной литературы и т.п.

Рис. 1

 

Форма электронного каталога в АИБС «1С:Школьная библиотека» содержит форму списка (перечня изданий), где отражаются краткие сведения об издании (шифр, название, автор), и аналог каталожной карточки (когда курсор установлен на кратком описании в списке), который содержит библиографическое описание выбранного издания в соответствии со стандартом (ГОСТ 7.1–2003). При установке флажка «Показать примечание» к библиографическому описанию добавится аннотация издания. Кроме этого, форма справочника «Каталог изданий» (рис. 2) позволяет посмотреть: инвентарные номера и учётные карточки (кнопка «Учёт»); подробную карточку издания, которая отражает предметные рубрики; ключевые слова и данные о количестве экземпляров в фонде, состоящих на инвентарном и безынвентарном учёте (кнопка «Подробно»); данные о выдаче издания читателю (кнопка «Движение фонда»). Следует иметь в виду, что такие параметры в «Каталоге изданий» отображаются только после формирования и проведения актов приёма документов (акт поступления книг). С помощью кнопки «Поиск» осуществляется поиск изданий.

Рис. 2

 

После создания каталожных записей в справочнике можно просмотреть автоматически формируемые программой печатные формы – каталожные карточки и книжные формуляры (кнопка «Отчёты и формы»). Формы используются как для просмотра, так и для печати.

«Ручной» способ формирования электронного каталога в АИБС «1С:Школьная библиотека», заключающийся в последовательном заполнении необходимых и дополнительных полей формата RUSMARC в соответствии с ГОСТ 7.0–2003 с помощью формы каталога, будет рассмотрен в специальном летнем выпуске, посвящённом каталогизации и учёту.

На данном занятии мы обсудим «автоматический» способ формирования каталога, который осуществляется благодаря интеграционным функциям программы «1С:Школьная библиотека». То есть мы рассмотрим «импорт» готовых библиографических записей в формате RUSMARC.

В связи с необходимостью унификации библиографических описаний с помощью компьютерных технологий, появилась потребность в специализированном формате, который был разработан ещё в 60-х годах прошлого века. Он получил общее название MARC-формата – сокращение от Machine-Readable Catalogue or Cataloguing (машиночитаемый каталог или каталогизация) – и стал родоначальником современных библиографических форматов.

Российский коммуникативный формат RUSMARC разработан по заказу Министерства культуры Российской Федерации в рамках программы LIBNET под эгидой Российской библиотечной ассоциации. Он предназначен для посредничества при осуществлении обмена библиографическими записями и должен способствовать доступности библиографической информации, созданию сводных каталогов, сокращению затрат при каталогизации. Приказ министра культуры Российской Федерации № 139 от 29.02.2000 года предписывает считать формат RUSMARC обязательным при разработке и внедрении АИБС.

В соответствии с этим нормативным документом именно формат RUSMARC используется в качестве коммуникативного формата для обмена данными в АИБС «1С:Школьная библиотека». АИБС «1С:Школьная библиотека» имеет Свидетельство соответствия российскому коммуникативному формату RUSMARC, выданное Национальной службой развития системы форматов.

Импорт библиографических данных в каталог

Итак, для того чтобы облегчить трудоёмкий процесс ручного ввода данных в электронный каталог, в функционал АИБС «1С:Школьная библиотека» включён механизм импорта данных. Для школьных библиотек задача импорта библиографических данных может быть решена с помощью «Электронного каталога для школьных библиотек» (рис. 3).

Рис. 3

 

Примечание. «Электронный каталог для школьных библиотек» включён в состав базового пакета «Первая ПОмощь 1.0» (комплекс программ «1С:Управление школой», диск 29 «Информационно-технологическое сопровождение»).

Библиографические описания предоставлены Российской книжной палатой, которая является национальным центром государственной библиографии, статистического учёта и международной нумерации издательской продукции, национальным хранилищем обязательных экземпляров всех печатных изданий, выходящих в Российской Федерации.

«Электронный каталог для школьных библиотек» содержит 4000 библиографических описаний изданий, наиболее часто используемых в библиотеках общеобразовательных учреждений, а именно описания книг и брошюр по следующим направлениям: учебно-методическая литература для школ, детская научно-познавательная литература, детская художественная литература.

Этапы работы с каталогом и загрузки данных в электронный каталог

Этап 1. Поиск в каталоге и подготовка к выгрузке данных

«Электронный каталог для школьных библиотек» снабжён поисковым механизмом и может выполнять сложные поисковые запросы по атрибутам: Автор, Основное заглавие, Год издания, Издательство, Тематика, Целевое назначение, ISBN, УДК, ББК (рис. 4).

Рис. 4

 

Результат поиска будет представлен в табличном виде, а каждую запись можно детально посмотреть в виде библиографического описания в соответствии с полями MARC-структуры (рис. 5); также можно посмотреть обложку издания и аннотацию.

Рис. 5

 

Для того чтобы осуществить поиск, выберите атрибут и введите параметр в строку. Например, мы выбираем тематику «Алгебра» и нажимаем кнопку «Найти». В табличном поле появляются книги в соответствии с заданной тематикой (рис. 6).

Рис. 6

 

Таким же образом находим издания в соответствии с другими атрибутами поиска.

После того как мы нашли необходимые издания, нам нужно отметить те записи, которые мы будем экспортировать в Электронный каталог нашей АИБС.

Для этого в самом левом столбце, напротив выбранной записи (выделена синим цветом), надо щёлкнуть левой клавишей мыши или щёлкнуть правой клавишей мыши и в выпадающем списке выбрать пункт «Пометить запись». Вы также можете в выпадающем списке выбрать «Пометить всё» – в этом случае автоматически будут помечены все записи, полученные в результате выполнения поискового запроса.

Если вы ошиблись и хотите снять пометку, то надо щёлкнуть правой клавишей мыши по выделенной записи и в выпадающем списке выбрать пункт «Снять пометку с записи» или выбрать пункт «Снять все пометки». Если вы хотите вашим действиям дать «обратный ход», воспользуйтесь возможностью «Инвертировать метки» – все помеченные записи станут непомеченными (и наоборот).

Этап 2. Выгрузка данных из «Электронного каталога для школьных библиотек»
и загрузка их в электронный каталог АИБС «1С:Школьная библиотека»

Из Электронного каталога можно выгрузить все записи, представленные на странице, или помеченные записи.

Для выгрузки всех записей на странице в меню «Файл» выбирается опция «Сохранить все записи». Если надо сохранить только помеченные записи, то в меню «Файл» выбирается опция «Сохранить помеченные записи».

Внимание!

Когда в появившемся окне «Сохранить как…» вы вводите название файла и формат, обратите внимание на то, что загружаемый файл ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть сохранён в формате UNIMARC или RUSMARC (рис. 7).

Рис. 7

 

Сформированный с помощью «Электронного каталога для школьных библиотек» файл с библиографическими описаниями необходимых изданий в формате RUSMARC можно загрузить в АИБС «1С:Школьная библиотека», используя опцию «Обработки/ Обмен данными/ Обмен данными в формате RUSMARC».

Внимание!

Необходимо помнить, что при загрузке файлов в MARC-форматах следует установить кодировку Windows и формат ISO 2709 (рис. 8).

Рис. 8

 

Для проверки правильности настройки рекомендуется до использования кнопки «Загрузить» просмотреть файл загрузки (кнопка «Просмотр»). Библиографические данные должны быть отражены в виде разметки по полям записи RUSMARC.

Если установлен флажок «Автоматически формировать сведения об ответственности», то регулируется режим формирования сведений с использованием списка авторов.

Существуют варианты загрузки изданий непосредственно в Каталог изданий АИБС или в справочник «Комплектование».

Загрузка в Каталог изданий

Если не установлен флажок «Загрузить в справочник комплектование», то загрузка библиографических описаний будет произведена непосредственно в Каталог изданий АИБС (в выбранную папку, например «Учебники»). Если установить флажок «Проверка на дублетность», то все загружаемые издания будут проверяться на их наличие в фонде библиотеки. Все загруженные библиографические описания могут быть впоследствии отредактированы в форме Каталога изданий.

Загрузка в справочник «Комплектование»

При установке флажка «Загрузить в справочник комплектование» файл будет загружен не в Каталог изданий, а в указанный справочник. В справочнике «Комплектование» библиографические записи также можно редактировать, но следует иметь в виду, что введённые в справочник «Комплектование» данные не влияют на базовые справочники и поисковую систему в основном каталоге.

Продолжение читайте в следующих номерах