Главная страница «Первого сентября»Главная страница журнала «Библиотека в школе»Содержание №13/2009

Раиса Антипова, Ольга Булычёва, Павел Гудков, Владимир Смородин, Татьяна Хожаева

Цикл занятий

Продолжение. Начало читайте, пожалуйста, в № 2, 8, 10, 12–2009.

ЗАНЯТИЕ ПЯТОЕ, РАСШИРЕННОЕ

 


ОГЛАВЛЕНИЕ

Каталогизация. Ввод библиографических данных в Каталог изданий. Редактирование записи

Библиографическое описание

Ввод библиографических данных в электронный каталог

Систематизация и предметизация изданий

Присвоение классификационного индекса ББК

Выбор вида издания для учета в КСУ

Постановка документов на учёт

Акт поступления и суммарный учёт

Акт поступления и инвентарный учёт

Журналы

Акты списания изданий и журналы учёта выбытия

Коэффициент переоценки фондов

Формирование отчётов

КСУ библиотечного фонда

Ведомость проверки фонда

Статистический отчёт за определённый период деятельности библиотеки

Поступление и выбытие

Журнал учётных карточек

Книги в учебном процессе

КСУ библиотечного фонда школьных учебников

Инвентарная книга

Комплектование и книгообеспеченность

Оформление заказа на издания

Работа со справочником издательств и книготорговых организаций

Расчёт книгообеспеченности


 

 

Старайся, ребята, старайся: помрёшь, так с музыкой похоронят.
Русская народная пословица

Каталогизация.
Ввод библиографических данных в Каталог изданий.
Редактирование записи

Ольга Сергеевна Булычёва,
Павел Геннадьевич Гудков,
Татьяна Сергеевна Хожаева

специалисты фирмы 1С,
Москва

Раиса Владимировна Антипова,
Владимир Анатольевич Смородин,
специалисты ООО «Март»,
г. Великие Луки

На третьем и четвёртом занятиях (см. «Библиотека в школе», №10, 12– 2009) мы рассматривали процедуру загрузки библиографических описаний в Каталог изданий из специализированного электронного каталога для школьных библиотек, из корпоративных каталогов библиотек, из других автоматизированных библиотечных систем, а также знакомились с основными элементами Каталога изданий.

Безусловно, возможность импорта библиографических данных значительно облегчает и ускоряет процесс каталогизации в том случае, когда библиографическая запись на нужное издание уже существует в перечисленных выше источниках. Если же записи в MARC-формате найти не удалось, возникает необходимость «ручного» ввода элементов библиографического описания в каталог.

Библиографическое описание

Для того чтобы правильно ввести данные в электронный каталог, необходимо хорошо знать традиционные правила составления библиографического описания, в частности ГОСТ 7.1–2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание документа1.

Реальность такова, что зачастую школьные библиотекари плохо знают принципы и правила описания или вообще не руководствуются данным ГОСТом при составлении библиографического описания (БО) на издания. При освоении автоматизированной каталогизации это становится камнем преткновения. Между тем знание областей библиографического описания и правил разделения этих областей значительно облегчает ввод библиографических данных в каталог, так как поля каталога соответствуют областям БО.

Напомним, что, согласно ГОСТу 7.1–2003, «библиографическая запись – элемент библиографической информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе – объекте записи, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска. Основной частью библиографической записи является библиографическое описание. Библиографическая запись может включать также заголовок, термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики), аннотацию (реферат), шифры хранения документа, справки о добавочных библиографических записях, дату завершения обработки документа, сведения служебного характера».

Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации.

В описании могут быть только обязательные элементы либо обязательные и факультативные. Обязательные области, как следует из определения, каждая библиотека обязана отражать при библиографировании, а отражение факультативных областей передаётся на усмотрение библиотеки. Вывод из этого следует только один – библиотекарь должен хорошо разбираться в том, какие области являются обязательными, а какие – факультативными.

Важно! Обязательные элементы библиографического описания – это элементы, которые обеспечивают идентификацию документа.

Обязательные области и элементы библиографического описания:

• область заглавия и сведений об ответственности;

• область издания;

• область специфических сведений;

• область выходных данных;

• область физической характеристики;

• область серии;

• область примечания;

• область стандартног о номера (или его альтернативы).

Факультативные элементы содержат библиографические сведения, дающие дополнительную информацию о документе, его содержании, читательском назначении, справочном или иллюстративном материале.

В АИБС «1С:Школьная библиотека» при последовательном заполнении необходимых и дополнительных полей для создания в электронном каталоге краткой и полной библиографической записи в соответствии с ГОСТом 7.1–2003 используются форматированные сведения (формата RUSMARC) машиночитаемой записи.

В электронном каталоге АИБС «1С:Школьная библиотека» (так же, как и в обычном традиционном каталоге) библиографическое описание документа в зависимости от полноты отображённых данных (реквизитов) может быть кратким, расширенным или полным. Заполнение всех областей и элементов библиографической записи формата RUSMARC (всего их 900) необязательно. Библиотекарь самостоятельно решает вопрос об абсолютной или относительной полноте данных, т.е. о включении различных факультативных элементов библиографического описания в электронный каталог с учётом специфики учебного заведения, состава фондов. При этом важно помнить, что от корректности и полноты библиографического описания зависят дальнейший поиск и релевантность получаемой информации.

Ввод библиографических данных в электронный каталог

Для составления библиографической записи в «Каталоге изданий» («Каталог изданий/Новый») формируется новый элемент. Для этого в форме справочника «Каталог изданий» следует нажать значок «Новая строка» – первый слева вверху формы (рис. 1).

Рис. 1. «Каталог изданий» – вид экрана

Появляется экранная форма, в которую можно заносить обязательные элементы библиографического описания (рис. 2).

Рис. 2. Вид экрана до краткой записи

Рассмотрим порядок заполнения полей библиографического описания в электронном каталоге на примере учебника С.М.Никольского по алгебре для 7-го класса, выпущенного в Москве издательством «Просвещение» в 2007 году (285 с., имеются иллюстрации).

В традиционном виде (в формате каталожной карточки) основное библиографическое описание будет выглядеть так:

Никольский С.М.

Алгебра : Учебник для 7 класса общеобразовательных учреждений / С. М. Никольский. – М. : Просвещение, 2007. – 285 с. : ил. : 60x90. – ISBN 5-09-008859-4.

Сначала определим, какие области библиографического описания у нас имеются.

1. Есть заголовок описания – авторская строка: «Никольский С.М.».

2. Есть основное заглавие – «Алгебра» и сведения, относящиеся к заглавию: «Учебник для 7 класса общеобразовательных учреждений».

3. Есть область издания: Место издания, Издательство, Год издания: Москва, Просвещение, 2007.

4. Есть область количественных характеристик: Объём (количество страниц), размер книги.

5. Есть стандартный номер: ISBN 5-09-008859-4.

Отсутствуют специфические сведения, сведения о принадлежности данного издания к какой-нибудь серии и примечания.

Приступаем к заполнению формы каталога.

Шаг 1

На первом шаге вносятся «минимально обязательные» реквизиты библиографического описания: данные об авторе/авторах, заглавие и сведения, относящиеся к нему. В нашем случае мы вводим фамилию и инициалы автора (Никольский С.М.), заглавие (Алгебра) и сведения, относящиеся к заглавию (Учебник…). После этого элемент необходимо записать – нажать на клавишу «Записать» внизу формы (рис. 3).

Рис. 3. Вид экрана с краткой записью

При заполнении поля автора следует иметь в виду, что существует список авторов (когда-то уже введённых в каталог) – справочник «Авторы». Если фамилия автора когда-либо была занесена в каталог, то данная фамилия не вводится, а выбирается из списка. Если же в справочнике она отсутствует, то тогда создаётся новый элемент – фамилия нового (для справочника каталога) автора. На практике это происходит так: нажимаете напротив фамилии автора значок выпадающего списка , затем в списке находите фамилию автора или создаёте новый элемент, т.е. заносите фамилию нового автора (значок  ).

Заглавие и сведения, относящиеся к заглавию, вводятся вручную в соответствующем поле.

Только после записи «минимально обязательных» элементов (автора и заглавия) становится возможным заполнение остальных полей основного библиографического описания: Место издания, Издательство, Год издания, Объём (рис. 4).

Рис. 4. Вид экрана с появившимися закладками
для создания полной библиографической записи

Шаг 2

Продолжаем заполнение полей библиографического описания в соответствии с имеющимися параметрами областей БО и вводим: место издания, год издания, издательство, объём, размеры, ISBN (рис. 5).

Рис. 5. Вид экрана с введёнными данными

Важно!

В АИБС «1С:Школьная библиотека» многие элементы (поля) записи заполняются с помощью справочников (как мы уже сделали, когда вводили автора, если его фамилия и инициалы – Никольский С.Н. – уже вводились ранее при каталогизации других книг и есть в справочнике), сюда относятся, например: место издания, издательство, вид документа, библиографический уровень, роль в сведениях об ответственности, предметные рубрики и ключевые слова. Поэтому в процессе первичного ввода данных (и последующего, в случае отсутствия элемента в справочнике) требуется постепенное заполнение следующих справочников:

• «Авторы» – содержит список авторов книг, входящих в состав электронного каталога. Редактирование справочника возможно в режиме списка и в режиме диалога.

• «Издательства» – справочник используется для ведения списка издательств.

• «Изготовители» – справочник используется для ведения списка изготовителей.

• «Серии» – справочник содержит список наименований сериальных изданий и описание серии. Редактирование справочника осуществляется как в режиме диалога, так и в формате RUSMARC.

• «Ключевые слова» – справочник хранит список ключевых слов, т.е. слов, содержащихся в тексте документа и передающих основную идею написанного. По ключевым словам возможен поиск книг.

Рис. 6. Вид записи в «Каталоге изданий» в формате каталожной карточки

После того как мы ввели имеющиеся библиографические данные об учебнике Никольского в поля библиографической записи электронного каталога, можно посмотреть (в формате каталожной карточки или в формате RUSMARC), как выглядит запись в каталоге (рис. 6, 7).

Рис. 7. Вид записи в «Каталоге изданий» в формате RUSMARC

Если возникает необходимость исправить неточно введённые данные, дополнить данные вашей записи или записи, полученной в результате импорта из электронных каталогов, других АИБС, от издательств, можно воспользоваться опцией редактирования записи (т.е. исправления, добавления и пр.). В режим редактирования можно войти по значку («изменить, открыть»). Для редактирования конкретного описания курсор в форме каталога должен быть помещён на краткую запись нужного издания.

Процедура редактирования данных в самом формате RUSMARC (в отличие от редактирования данных библиографического описания в формате каталожной карточки) предусмотрена в опции «Главное меню/ Каталог изданий/ режим выбора строки: RUSMARC».

Необходимо иметь в виду, что редактирование данных в самом формате предполагает наличие профессиональных навыков владения форматом. Если таких навыков нет, следует использовать возможности редактирования только в формате карточки в каталоге изданий.

Итак, мы составили основное библиографическое описание издания, и при желании (или необходимости) данное описание можно дополнить факультативными элементами до расширенного или полного.


1 ГОСТ 7.1–2003, который регулирует библиографическое описание документа, разработан Российской книжной палатой, Российской государственной библиотекой и Российской национальной библиотекой Министерства культуры Российской Федерации, Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело», опубликован в разных справочных изданиях. В том числе в брошюре «Библиографическое описание для каталогов и картотек : примеры и комментарии / Сост. О.П.Монахова ; консультант Г.П.Калинина. – М.: Чистые пруды, 2005. – 32 с. – (Библиотечка «Первого сентября». Серия «Библиотека в школе»; вып. 5).