Новые технологии
Совместный проект с НПО
«Информсистема»
Людмила Левова,
Сергей Ефремов, Ирина Кузина
Школа «МАРК»
Практикум для начинающих пользователей АИБС
«МАРК-SQL – версия для школьных библиотек»*
Занятие 5
АРМ «Абонемент»
АРМ «Абонемент» предназначен для
автоматизации технологических операций,
выполняемых библиотекарями в процессе
обслуживания читателей. С помощью этого АРМа
осуществляется запись и регистрация читателей,
выполняется выдача и возврат литературы,
определяются должники и задолженности по
литературе.
Последовательность работы с
основными режимами АРМа «Абонемент»:
· Запуск АИБС «МАРК-SQL»;
· Вход в АРМ «Абонемент»;
· Ввод данных нового читателя;
· Изменение информации о читателе;
· Настройка полей для занесения
информации о читателе;
· Доступ к базе читателей из разных баз
данных;
· Автоматизированная книговыдача;
· Отчеты.
Запуск АРМ «Абонемент»
Для запуска АРМа «Абонемент»,
необходимо нажать сначала на кнопку меню АРМы,
затем – на Абонемент или щелкнуть
кнопку на панели
инструментов.
Создание списка читателей
Для того, чтобы создать или продолжить
ведение списка читателей, необходимо сначала
нажать на кнопку меню Читатель, затем
– на Список читателей, или
щелкнуть кнопку
на панели инструментов. Данные о читателях
располагаются в таблице с колонками «Имя
читателя», «Категория», «Класс», «Параллель».
Сведения о читателях выдаются в отсортированном
виде. Сортировка происходит по колонке, в
названии которой стоит знак . Если острие этого знака
направлено вверх, сортировка производится по
возрастанию, если – вниз, то – по убыванию.
Строка, находящаяся под таблицей,
называется Строкой поиска. В эту строку можно
вводить информацию для быстрого поиска данных о
читателях. Поиск происходит по той колонке, по
которой произведена сортировка.
Рис. Список читателей
Создание учетной записи читателя
1. Для внесения сведений о новом
читателе необходимо нажать сначала на кнопку
меню Читатель, затем – на Список
читателей или щелкнуть кнопку на панели инструментов. На
экране появиться список читателей. Для введения
новой учетной информации о читателе необходимо
щелкнуть кнопку Создать... и заполнить
выведенную регистрационную форму Сведения о
читателе, внеся туда данные о конкретном
читателе.
2. Обязательным для заполнения
являются поля «Билет №», «ФИО».
Если в школах не заводят читательских билетов, то
в этом случае стоит нумеровать читательские
формуляры. Нажав кнопку в строке «Билет №»,
можно получить следующий номер читательского
билета.
3. Рекомендуется заполнять графы «Класс»,
«Параллель», «Телефон».
4. При наличии фотографии читателя в
виде файла *.jpg, *.gif и т.д., объем которых не
превышает 512 кбайт, можно добавить ее в
регистрационную форму «Сведения о читателе».
В дальнейшем наличие этого файла не требуется,
т.к. изображение помещается в базу данных. После
ввода сведений о читателе необходимо щелкнуть
кнопку Создать.
Рис. Заполнение сведений о
читателе
Примечание: Номер читательского
билета является уникальным номером
идентификации читателя. Нельзя создать
читательские билеты с одинаковыми номерами.
Внесение изменений в сведения о
читателе
Для внесения изменений сведений о
читателях (редактирования) необходимо:
1. Поэтапно выполнить команды Читатель/Список
читателей или щелкнуть кнопку на панели
инструментов. На экране появится список
читателей.
Рис. Данные о читателе
2. Щелкая левой кнопкой мыши, выделить
строку с данными о читателе.
3. Далее щелкнуть кнопку Свойства, появится
диалоговое окно с информацией. Внесите
необходимые изменения.
4. Для удаления ранее введенного
значения следует левой клавишей мыши выделить
необходимую строку и нажать на клавиатуре
клавишу Del.
5. После внесения всех изменений
щелкнуть кнопку Заменить.
Удаление учетной записи читателя
Для работы со списком читателей
последовательно выполнить команды Читатель/Список
читателей или щелкнуть кнопку на панели инструментов. На
экране появится диалоговое окно, содержащее
список читателей. Для удаления учетной записи о
каком-либо читателе нужно левой клавишей мыши
выделить строку с данными читателя и щелкнуть
кнопку Удалить. В открывшемся диалоговом
окне подтвердить операцию удаления. Обновленная
информация о читателе перезапишется в Журнал
бывших читателей библиотеки.
Регистрация читателей
Читателя можно зарегистрировать по
фамилии. Для этого последовательно выполните
команды Читатель/Список читателей, далее
необходимо выбрать строку требуемого читателя и
щелкнуть кнопку Регистрация, или кнопку на панели
инструментов.
Можно зарегистрировать читателя по
номеру его читательского билета. Для этого
последовательно выполняем команды Читатель/Регистрация,
затем вводим номер читательского билета.
При регистрации читателя на экран
выводится информация о читателе, списки
заказанной читателем литературы (справа вверху),
список выданной читателю литературы (справа
внизу).
Рис. Информация о читателе
Порядок выдачи литературы
В школе осуществляется выдача изданий,
поставленных на инвентарный и безынвентарный
учет. Для организаций, работающих со
штрихкодовой технологией, регистрация
читателей, выдача и возврат ими литературы может
осуществляться с помощью штрихкодов.
Для выдачи книг требуется:
1. Зарегистрировать читателя (см. режим Регистрация
читателя). На экран выводится информация о
читателе.
Рис. Выдача документа
2. Далее необходимо найти и выделить
левой клавишей мыши строку с заказанной
книгой (на экране справа вверху).
3. Щелкнуть кнопку или выполнить команду Книги/Выдать
книгу.
4. Затем ввести инвентарный номер книги
(или считать штрихкод с книги, если технология
штрихкодов внедрена в библиотеке).
Примечание. Для выдачи книг или
учебников, находящихся на безынвентарном
учете выполнить все действия, которые
описаны вверху, с той лишь разницей, что
указывается параметр Вид учета –
безынвентарный. Количество книг по умолчанию
(без внесения вами количества экземпляров) равно
1. Если требуется взять учебники на класс
(групповая выдача), указывается необходимое
количество книг в окне «Количество экземпляров».
Срок выдачи по умолчанию равен 20 дням. Если ваши
сроки выдачи литературы другие, внесите нужную
цифру в окно «Срок выдачи в днях». Цифру можно
менять при выдаче каждой конкретной книги.
Возврат литературы
Возврат книг можно осуществить
разными способами.
1 способ. Книги, находящиеся на
инвентарном учете, возвращаются с помощью
последовательного выполнения команд Книги/Вернуть
книгу.
Вводится инвентарный номер
возвращаемой книги (или штрихкод), и книга
списывается с читателя.
2 способ. Выполняем команды Читатель/Регистрация.
В правом нижнем углу выводится список книг,
которые находятся «на руках» у читателя.
Необходимо выделить возвращаемую книгу левой
клавишей мыши, нажать кнопку Del на
клавиатуре или выполнить команду Книги/Вернуть
книгу.
Когда возвращаются издания,
находящиеся на безынвентарном учете (учебники),
сначала регистрируем читателя, затем выделяем
книгу, которую хотят сдать, нажимаем Del,
указываем количество возвращаемых книг и
щелкаем кнопку ОК.
Рис. Возврат документов
Появление среди списка выданных книг «красной
книги», говорит о том, что эта книга не
возвращена вовремя.
Составление отчетов
Рис. Список отчетов в АРМе
Абонемент
В АРМе Абонемент реализована
возможность создания списков (отчетов) с
информацией о количестве читателей, о выданных и
возвращенных за определенный период книгах, о
списке должников, о выдаче и возврате учебников
партиями.
Для формирования отчетов необходимо:
1. Нажать кнопку меню Отчеты или щелкнуть кнопку .
На экране появится список отчетов.
2. Выбрать требуемый вид отчета. На
экране появляется его подробное описание.
3. Ввести в отчет необходимые параметры
и щелкнуть кнопку ОК.
4. Отчет сформирован. Созданные отчеты
выдаются на экран для просмотра и печати. При
необходимости отчеты можно загрузить в редактор
Word для дальнейшего редактирования, выполнив
команду Файл/Вызов редактора/Word.
Список отчетов
· Общее количество читателей –
отчет, в котором выдается информация о читателях
и подсчитывается общее количество читателей в
библиотеке.
· Переход в следующую параллель –
отчет, с помощью которого изменяется информация
об учениках, перешедших в следующий класс.
Изменение производится в учетной записи
читателя: номер класса и параллель.
· Возврат в предыдущую параллель –
отчет используется для восстановления
предыдущего состояния базы данных читателей до
выполнения отчета «Переход в следующую
параллель». Читатели, которые до выполнения
отчета «Перевод в следующую параллель» были в 11-м
классе, восстановлению не подлежат.
· Список класса – формирует список
указанного класса. Через запятую можно указывать
несколько классов.
· Экземпляры книг (учебников),
возвращенные за период – отчет выдает
информацию о книгах (учебниках), возвращенных
читателями за указанный период времени.
· Экземпляры книг (учебников), выданные
за период – отчет выдает информацию о книгах
(учебниках), выданных читателям за указанный
период времени.
· Список должников – отчет
формирует список читателей, у которых на руках
книги (учебники) с датой возврата раньше, чем
текущая.
· Информация о заказанной книге
(учебнике) – выдает подробную информацию о
книге (учебнике), выделенной в списке заказанной
литературы.
· Информация о выданной книге
(учебнике) – выдает подробную информацию о
книге (учебнике), выделенной в списке выданной
литературы.
· Журнал бывших читателей библиотеки
– данный отчет формируется на основе записей в
системном журнале. Имена читателей приведены в
алфавитном порядке.
_______________
* Продолжение. Предыдущая
публикация в № 06–2005, № 8-2005, 10-2005 |